悪いことを上司に報告しなきゃいけないときにすべき3つのこと

失敗やミス、誤りはどこにでも存在します。 それが自分の誤りではなかったとしても上司に素早く適切に報告することが部下の義務と思っています。

先日僕も些細な誤りを見つけて、素早く報告したのですが、早く報告しなきゃと思うばかりに少し報告の仕方がまずかったなと反省しております。 ただ、誤りを素早く報告したというところは自分を褒めたいと思う一方で、今後同じようなことを繰り返さないためにも備忘として、悪いことを上司に報告するときのポイントを記して起きたいと思います。

報告タイミングが適切か

まずは報告タイミングです。 これはレベル感に応じて適切なタイミングで報告することを心がけましょう。

何億円も損害が今すぐ発生してしまうのか、取り返しのきくミスなのかで報告タイミングが大きくことなってきます。 大きな損失が今にも発生しそうな場合は、今すぐに報告すべきだし、回避できるミスであれば回避行動をとってから報告になります。

僕の場合、結構な損失がでる可能性があったので、すぐ報告しました。 ひとまず怒られる覚悟で報告して、案の定上司の機嫌は損ねたのですが、チーム的には適切なタイミングだったと判断しています。

報告内容が適切か

次に報告内容に関してです。 どこが誤っていて、どこに影響するのかを適切に分かりやすく報告することが大切です。

僕の場合、とりあえず報告してしまったので、報告内容が分かりづらかったという点も上司の機嫌を損ねた原因のひとつだと思っています。

まずは結果から話し、次になぜそういった結果になったのか、原因を分かりやすく説明することが大切です。 上司から見たら、「なんとなく悪いのはわかった、でなんでそうなったの？」という風にならないように、報告する前は考えましょう。

報告内容に関しては、タイミングともバランスを取りながら考えましょう。 原因はわからないけど、今すぐ報告して判断を仰がなければ、やばいときは一旦原因の調査は置いておき、悪いことが起こった事実のみを伝え、「これから原因を調査します！」と堂々と報告しましょう。

適切な次のアクションを提示できるか

次に大事なのは、次のアクションを提示できるかという点です。

「悪いことが起きました！原因はこれです！」といったところで、上司は「で？対処は？」ってなってしまいます。 なので次のアクションをどうするか自分なりに考えて、報告することが大切です。

「悪いことが起きました！原因はこれです！なので私はこういう対処が必要と考えますが、いかがでしょうか？」と報告できれば、上司の方も判断しやすくなります。

僕の場合は、対処も一応伝えたのですが、原因調査も中途半端だった結果、対処も中途半端なものになってしまっていたので、怒られてしまいました。 原因を明確にし、適切な次のアクションを考える、これが非常に大事です。

まとめ

一見、当たり前のような行動を紹介してしまいましたが、悪いことが起きた場合、そのパニックから冷静な判断、行動ができなくなることが多いと思います。

ただ、悪いことを適切に報告することができれば、あいつは悪いことを隠さず、ちゃんと報告してくれるという評価も貰えると思いましたので、みなさんも参考にしてみてください。